Auftragsverarbeitungsvertrag

Hier nicht definierte Begriffe haben die Bedeutung, die ihnen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) geben.

Der Kunde ist Verantwortlicher für sämtliche Personendaten, die er in repfarm hochlädt oder darüber erhebt. Er entscheidet, welche seiner eigenen Kunden kontaktiert werden, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und wie lange Daten aufbewahrt werden.

repfarm ist für diese Daten Auftragsverarbeiter und bearbeitet sie ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen des Kunden.

Soweit repfarm Daten für eigene Zwecke bearbeitet, Kontoverwaltung, Rechnungsstellung, Sicherheit sowie Verbesserung des Dienstes in aggregierter Form -, handelt repfarm als eigenständiger Verantwortlicher; insoweit gilt die Datenschutzerklärung anstelle dieses AVV.

Widerspricht dieser AVV den Nutzungsbedingungen in einer datenschutzrechtlichen Frage, geht dieser AVV vor.

Gegenstand. Erbringung des repfarm-Dienstes für Bewertungs- und Reputationsmanagement.

Art und Zweck der Bearbeitung. Erheben, Speichern, Ordnen, Übermitteln, Anzeigen, Auswerten und Löschen von Personendaten, um: Bewertungseinladungen und Erinnerungen im Namen des Kunden zu versenden; Landingpages zu betreiben, die Bewertungen, privates Feedback und Referenzen erfassen; Bewertungen der vom Kunden verbundenen Plattformen zusammenzuführen; Antworten und Social-Media-Inhalte zu erzeugen und zu veröffentlichen; Auswertungen und Berichte bereitzustellen; und die vom Kunden konfigurierten Automatisierungen auszuführen.

Dauer. Für die Dauer des Abonnements des Kunden zuzüglich der Rückgabe- bzw. Löschfrist gemäß Ziffer 11.

repfarm ist nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO oder besonders schützenswerte Personendaten nach Art. 5 lit. c DSG ausgelegt. Bewertungs- und Feedbacktexte können solche Daten dennoch offenbaren, etwa wenn ein Endkunde eine medizinische Behandlung schildert. Der Kunde muss dies bei der Wahl der Rechtsgrundlage, bei der Konfiguration des Dienstes und bei der Entscheidung über Veröffentlichungen berücksichtigen. Kunden im Gesundheitswesen und in vergleichbaren Branchen sollten dies vor der Inbetriebnahme prüfen.

repfarm bearbeitet Personendaten ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen des Kunden, auch hinsichtlich Übermittlungen in Drittländer, sofern nicht das auf repfarm anwendbare Recht etwas anderes verlangt. In diesem Fall informiert repfarm den Kunden vor der Bearbeitung über die rechtliche Anforderung, sofern das Recht dies nicht verbietet.

Die Nutzungsbedingungen, dieser AVV und die vom Kunden in der Plattform vorgenommene Konfiguration bilden die vollständigen Erstweisungen des Kunden. Weitere Weisungen sind schriftlich an info@repfarm.com zu richten.

repfarm informiert den Kunden, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen Datenschutzrecht verstößt. repfarm kann die Ausführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung verweigern.

Der Kunde:

repfarm verpflichtet sich:

Der Kunde erteilt repfarm die allgemeine schriftliche Genehmigung, für Teile der Bearbeitung Unterauftragsverarbeiter beizuziehen.

repfarm verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu Datenschutzpflichten, die denjenigen dieses AVV mindestens gleichwertig sind, und haftet dem Kunden gegenüber vollumfänglich für die Erfüllung der Pflichten jedes Unterauftragsverarbeiters.

repfarm informiert den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an die im Konto hinterlegte Kontaktadresse über die beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters. Der Kunde kann innert dieser Frist aus sachlichen Datenschutzgründen widersprechen. Lässt sich der Widerspruch nicht ausräumen, kann der Kunde den betroffenen Teil des Dienstes auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen und erhält die für den ungenutzten Zeitraum bezahlten Entgelte zurück.

repfarm setzt Dienstleister ein, die personenbezogene Daten vertraglich gebunden im Auftrag des Kunden bearbeiten, und zwar in folgenden Kategorien: Hosting und Content Delivery, Zahlungsabwicklung, Integrationen mit den vom Kunden verbundenen Bewertungs- und Social-Media-Plattformen, Nachrichtenversand per E-Mail, WhatsApp und SMS sowie KI-gestützte Texterzeugung.

Eine aktuelle Liste der von uns eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage unter info@repfarm.com erhältlich.

Die Bearbeitung findet in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Bearbeitet ein Dienstleister Daten außerhalb dieser Regionen, stützt sich die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss oder auf die EU-Standardvertragsklauseln samt Schweizer Addendum, mit zusätzlichen Garantien, soweit erforderlich.

Findet eine Übermittlung in ein anderes Land statt, stellt repfarm ein angemessenes Schutzniveau durch eine der folgenden Grundlagen sicher: einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission und, für Übermittlungen aus der Schweiz, dessen Anerkennung durch den Bundesrat; die Standardvertragsklauseln der EU im jeweils passenden Modul zusammen mit dem vom EDÖB anerkannten Schweizer Addendum sowie ergänzende Maßnahmen, soweit eine Übermittlungsfolgenabschätzung diese als erforderlich ausweist; oder einen anderen nach Art. 46 DSGVO bzw. Art. 16 und 17 DSG zulässigen Mechanismus.

Soweit die Standardvertragsklauseln zur Anwendung kommen, sind sie durch Verweis Bestandteil dieses AVV. Bei Widersprüchen zwischen den Klauseln und diesem AVV gehen die Klauseln vor.

Unter Berücksichtigung der Art der Bearbeitung unterstützt repfarm den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von Anfragen betroffener Personen zur Ausübung ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Wendet sich eine betroffene Person wegen Daten, die im Auftrag des Kunden bearbeitet werden, direkt an repfarm, so beantwortet repfarm die Anfrage nicht inhaltlich. repfarm leitet sie unverzüglich an den Kunden weiter und teilt dies der betroffenen Person mit.

Nach Beendigung der Nutzungsbedingungen kann der Kunde seine Daten während 30 Tagen über die Plattform exportieren.

Nach Ablauf dieser Frist löscht repfarm die im Auftrag des Kunden bearbeiteten Personendaten einschließlich bestehender Kopien innert 90 Tagen, sofern keine Aufbewahrung nach Unionsrecht, dem Recht eines Mitgliedstaats oder Schweizer Recht vorgeschrieben ist. Verlangt der Kunde dies während des Exportfensters schriftlich, gibt repfarm die Daten stattdessen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format heraus.

Sicherungskopien werden im ordentlichen Backup-Zyklus überschrieben. Daten in Sicherungskopien unterliegen bis zum Überschreiben weiterhin diesem AVV.

repfarm bestätigt die Löschung auf Verlangen schriftlich.

repfarm stellt dem Kunden die zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht sowie unterstützt Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten Prüfer.

In der Praxis gilt Folgendes: Der Kunde stellt eine schriftliche Anfrage; repfarm antwortet mit Dokumentation, Sicherheitsinformationen und, soweit vorhanden, Zertifizierungen oder Berichten Dritter, was der Anfrage in der Regel genügt. Reicht die Dokumentation nicht aus, kann höchstens einmal pro Kalenderjahr eine Prüfung vor Ort oder remote stattfinden, mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen, während der Geschäftszeiten, ohne Betriebsstörung und unter Wahrung der Vertraulichkeit. Häufigere Prüfungen sind nach einer Verletzung des Schutzes von Personendaten oder auf Verlangen einer Aufsichtsbehörde möglich.

Der Kunde trägt die eigenen Prüfkosten sowie die angemessenen Kosten der Unterstützung durch repfarm, es sei denn, die Prüfung deckt eine wesentliche Verletzung dieses AVV durch repfarm auf. Der Prüfer darf kein Wettbewerber von repfarm sein.

Die Haftung nach diesem AVV unterliegt den Beschränkungen und Ausschlüssen der Nutzungsbedingungen, außer soweit das Datenschutzrecht deren Anwendung nicht zulässt. Rechte betroffener Personen nach Art. 82 DSGVO werden durch diesen AVV nicht eingeschränkt.

Dieser AVV tritt mit der Annahme der Nutzungsbedingungen durch den Kunden in Kraft und gilt, solange repfarm Personendaten im Auftrag des Kunden bearbeitet. Bestimmungen, die ihrer Natur nach fortgelten sollen, Vertraulichkeit, Löschung, Haftung, anwendbares Recht -, gelten über die Beendigung hinaus.

Dieser AVV untersteht schweizerischem Recht unter Ausschluss der Kollisionsnormen. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Basel-Landschaft, Schweiz, soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes vorsieht. Soweit die Standardvertragsklauseln zur Anwendung kommen, gehen deren Bestimmungen zu anwendbarem Recht und Gerichtsstand für die von ihnen erfassten Fragen vor.

repfarm unterhält dem Risiko angemessene Maßnahmen, die mit der Entwicklung des Dienstes überprüft werden. Es bestehen folgende Maßnahmen:

Schreiben Sie an info@repfarm.com unter Angabe von Firma, Adresse und Namen der zeichnungsberechtigten Person. Wir senden Ihnen ein gegengezeichnetes Exemplar dieses AVV zurück, einschließlich der Standardvertragsklauseln, soweit diese erforderlich sind.