Acuerdo de tratamiento de datos

Los términos no definidos aquí tienen el significado que les otorgan el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Federal de Protección de Datos suiza (LPD).

El cliente es el responsable del tratamiento de todos los datos personales que cargue en repfarm o recoja a través de él. Decide a cuáles de sus propios clientes se contacta, sobre qué base jurídica y durante cuánto tiempo se conservan los datos.

repfarm es el encargado del tratamiento de esos datos y solo los trata siguiendo las instrucciones documentadas del cliente.

Cuando repfarm trata datos para sus propios fines -administración de cuentas, facturación, seguridad y mejora del servicio de forma agregada- actúa como responsable independiente y se aplica su política de privacidad en lugar de este ATD.

Si este ATD contradice los términos del servicio en una cuestión de protección de datos, prevalece este ATD.

Objeto. Prestación del servicio repfarm de gestión de reseñas y reputación.

Naturaleza y finalidad del tratamiento. Recoger, conservar, organizar, transmitir, mostrar, analizar y suprimir datos personales con el fin de: enviar invitaciones a dejar reseñas y recordatorios por cuenta del cliente; operar páginas de destino que recopilan reseñas, comentarios privados y testimonios; agregar las reseñas de las plataformas conectadas por el cliente; generar y publicar respuestas y contenidos sociales; ofrecer análisis e informes; y ejecutar las automatizaciones configuradas por el cliente.

Duración. Mientras esté vigente la suscripción del cliente, más el plazo de devolución o supresión previsto en el apartado 11.

repfarm no está diseñado para categorías especiales de datos conforme al art. 9 RGPD ni para datos personales sensibles conforme al art. 5 letra c LPD. No obstante, el texto de las reseñas y de los comentarios puede revelar tales datos, por ejemplo cuando un cliente final describe un tratamiento médico. El cliente debe tenerlo en cuenta al elegir una base jurídica, al configurar el servicio y al decidir qué publica. Los clientes del sector sanitario y de sectores similares deberían evaluar este punto antes de la puesta en marcha.

repfarm trata los datos personales únicamente conforme a las instrucciones documentadas del cliente, incluso en materia de transferencias a terceros países, salvo que el derecho al que está sujeto le obligue a otra cosa. En ese caso, repfarm informa al cliente del requisito legal antes del tratamiento, salvo que la ley lo prohíba.

Los términos del servicio, este ATD y la configuración que el cliente realice en la plataforma constituyen la totalidad de sus instrucciones iniciales. Cualquier instrucción adicional debe comunicarse por escrito a info@repfarm.com.

repfarm informa al cliente si, en su opinión, una instrucción infringe la normativa de protección de datos. repfarm puede negarse a ejecutar una instrucción manifiestamente ilícita.

El cliente:

repfarm se compromete a:

El cliente otorga a repfarm una autorización general por escrito para recurrir a subencargados para partes del tratamiento.

repfarm impone contractualmente a cada subencargado obligaciones de protección de datos no menos protectoras que las de este ATD y responde plenamente ante el cliente del cumplimiento de las obligaciones de cada subencargado.

repfarm informa al cliente de cualquier incorporación o sustitución prevista de un subencargado con al menos 30 días de antelación, por correo electrónico a la dirección de contacto de la cuenta. El cliente puede oponerse dentro de ese plazo por motivos razonables de protección de datos. Si la objeción no puede resolverse, el cliente puede resolver la parte del servicio afectada con efecto a la fecha del cambio y obtener el reembolso de los importes pagados por el período no utilizado.

repfarm recurre a proveedores que tratan datos personales por cuenta del cliente en virtud de contrato, en las siguientes categorías: alojamiento y distribución de contenidos, procesamiento de pagos, integraciones con las plataformas de reseñas y redes sociales que conecta el cliente, envío de mensajes por correo electrónico, WhatsApp y SMS, y generación de texto mediante IA.

La lista actualizada de los subencargados que utilizamos está disponible a petición en info@repfarm.com.

El tratamiento tiene lugar en Suiza y en el Espacio Económico Europeo. Cuando un proveedor trate datos fuera de esas regiones, la transferencia se basa en una decisión de adecuación o en las cláusulas contractuales tipo de la UE junto con el addendum suizo, con garantías adicionales cuando resulte necesario.

Cuando se produzca una transferencia a otro país, repfarm garantiza un nivel adecuado de protección mediante uno de los siguientes instrumentos: una decisión de adecuación de la Comisión Europea y, para las transferencias con origen en Suiza, su reconocimiento por el Consejo Federal; las cláusulas contractuales tipo de la UE, en el módulo adecuado a la transferencia, junto con el anexo suizo reconocido por el FDPIC y medidas complementarias cuando una evaluación de impacto de la transferencia las revele necesarias; u otro mecanismo admitido por el art. 46 RGPD o los arts. 16 y 17 LPD.

Cuando se apliquen las cláusulas contractuales tipo, quedan incorporadas a este ATD por remisión. En caso de contradicción entre las cláusulas y este ATD, prevalecen las cláusulas.

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, repfarm asiste al cliente mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas en la atención de las solicitudes de los interesados que ejerzan sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición.

Si un interesado se dirige directamente a repfarm respecto de datos tratados por cuenta del cliente, repfarm no responde sobre el fondo. Traslada la solicitud al cliente sin dilación indebida y se lo comunica al interesado.

Tras la terminación de los términos del servicio, el cliente puede exportar sus datos a través de la plataforma durante 30 días.

Transcurrido ese plazo, repfarm suprime los datos personales tratados por cuenta del cliente, incluidas las copias existentes, en un plazo de 90 días, salvo que el derecho de la Unión, el de un Estado miembro o el derecho suizo exijan conservarlos. Si el cliente lo solicita por escrito durante la ventana de exportación, repfarm le devuelve los datos en un formato estructurado, de uso común y de lectura mecánica.

Las copias de seguridad se sobrescriben en el ciclo ordinario de copias. Los datos contenidos en copias de seguridad siguen sujetos a este ATD hasta que se sobrescriban.

repfarm confirma la supresión por escrito cuando se le solicite.

repfarm pone a disposición del cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento del art. 28 RGPD y permite y contribuye a auditorías, incluidas inspecciones, realizadas por el cliente o por un auditor que este mandate.

En la práctica, el procedimiento es el siguiente: el cliente envía una solicitud por escrito; repfarm responde con documentación, información de seguridad y, cuando existan, certificaciones o informes de terceros, lo que normalmente satisface la solicitud. Si la documentación no basta, puede realizarse una inspección presencial o remota como máximo una vez por año natural, con un preaviso mínimo de 30 días, en horario laboral, sin perturbar la actividad y con sujeción a confidencialidad. Cabrán auditorías más frecuentes tras una violación de la seguridad de los datos personales o cuando lo exija una autoridad de control.

El cliente asume sus propios costes de auditoría y los costes razonables del apoyo de repfarm, salvo que la auditoría revele un incumplimiento sustancial de este ATD por parte de repfarm. El auditor no puede ser un competidor de repfarm.

La responsabilidad derivada de este ATD queda sujeta a las limitaciones y exclusiones de los términos del servicio, salvo cuando la normativa de protección de datos no permita su aplicación. Nada en este ATD limita los derechos de los interesados conforme al art. 82 RGPD.

Este ATD entra en vigor cuando el cliente acepta los términos del servicio y permanece vigente mientras repfarm trate datos personales por su cuenta. Las disposiciones que por su naturaleza deban subsistir -confidencialidad, supresión, responsabilidad y derecho aplicable- sobreviven a su terminación.

Este ATD se rige por el derecho suizo, con exclusión de sus normas de conflicto de leyes. El fuero exclusivo es Basilea-Campiña, Suiza, salvo que una norma imperativa disponga otra cosa. Cuando se apliquen las cláusulas contractuales tipo, sus disposiciones sobre derecho aplicable y fuero prevalecen para las materias que regulan.

repfarm mantiene medidas adecuadas al riesgo, revisadas conforme evoluciona el servicio. Las medidas implantadas son las siguientes:

Escriba a info@repfarm.com indicando el nombre de la empresa, la dirección y el nombre de la persona autorizada para firmar. Le devolveremos una copia contrafirmada de este ATD, incluidas las cláusulas contractuales tipo cuando sean necesarias.