Accord de sous-traitance

Les termes non définis ici ont le sens que leur donnent le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la Loi fédérale sur la protection des données (LPD).

Le client est responsable du traitement de toutes les données personnelles qu'il téléverse dans repfarm ou collecte par son intermédiaire. Il décide lesquels de ses propres clients sont contactés, sur quelle base juridique et pendant combien de temps les données sont conservées.

repfarm est sous-traitant pour ces données et ne les traite que sur instructions documentées du client.

Lorsque repfarm traite des données à ses propres fins, administration des comptes, facturation, sécurité et amélioration du service sous forme agrégée -, il agit en qualité de responsable du traitement indépendant et sa politique de confidentialité s'applique en lieu et place du présent ADS.

En cas de contradiction entre le présent ADS et les conditions générales sur une question de protection des données, le présent ADS prévaut.

Objet. Fourniture du service repfarm de gestion des avis et de la réputation.

Nature et finalité du traitement. Collecter, conserver, organiser, transmettre, afficher, analyser et effacer des données personnelles afin de : envoyer des invitations à laisser un avis et des rappels pour le compte du client ; exploiter des pages de destination collectant avis, retours privés et témoignages ; agréger les avis des plateformes connectées par le client ; générer et publier des réponses et des contenus sociaux ; fournir des analyses et des rapports ; et exécuter les automatisations configurées par le client.

Durée. Pendant toute la durée de l'abonnement du client, augmentée du délai de restitution ou d'effacement prévu au chiffre 11.

repfarm n'est pas conçu pour les catégories particulières de données au sens de l'art. 9 RGPD ni pour les données sensibles au sens de l'art. 5 let. c LPD. Le texte des avis et des retours peut néanmoins révéler de telles données, par exemple lorsqu'un client final décrit un traitement médical. Le client doit en tenir compte lorsqu'il choisit une base juridique, configure le service et décide de ce qui est publié. Les clients du secteur de la santé et de secteurs comparables devraient évaluer ce point avant la mise en service.

repfarm ne traite les données personnelles que sur instructions documentées du client, y compris en ce qui concerne les transferts vers des pays tiers, sauf obligation légale à laquelle il est soumis. Dans ce cas, repfarm informe le client de l'exigence légale avant le traitement, sauf si la loi l'interdit.

Les conditions générales, le présent ADS et la configuration effectuée par le client dans la plateforme constituent l'ensemble des instructions initiales du client. Toute instruction complémentaire doit être adressée par écrit à info@repfarm.com.

repfarm informe le client si, à son avis, une instruction contrevient au droit de la protection des données. repfarm peut refuser d'exécuter une instruction manifestement illicite.

Le client :

repfarm s'engage à :

Le client donne à repfarm une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs pour une partie du traitement.

repfarm impose contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles du présent ADS et demeure pleinement responsable envers le client de l'exécution des obligations de chacun d'eux.

repfarm informe le client de tout ajout ou remplacement envisagé d'un sous-traitant ultérieur au moins 30 jours à l'avance, par e-mail à l'adresse de contact du compte. Le client peut s'y opposer dans ce délai pour des motifs raisonnables tenant à la protection des données. Si l'opposition ne peut être résolue, le client peut résilier la partie du service concernée avec effet à la date du changement et obtenir le remboursement des montants payés pour la période non utilisée.

repfarm fait appel à des prestataires qui traitent des données personnelles pour le compte du client, sur une base contractuelle, dans les catégories suivantes : hébergement et diffusion de contenu, traitement des paiements, intégrations avec les plateformes d'avis et de réseaux sociaux connectées par le client, acheminement des messages par e-mail, WhatsApp et SMS, et génération de texte par IA.

La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs auxquels nous recourons est disponible sur demande à info@repfarm.com.

Le traitement a lieu en Suisse et dans l'Espace économique européen. Lorsqu'un prestataire traite des données en dehors de ces régions, le transfert repose sur une décision d'adéquation ou sur les clauses contractuelles types de l'UE assorties de l'addendum suisse, avec des garanties supplémentaires lorsque cela est nécessaire.

Lorsqu'un transfert vers un autre pays a lieu, repfarm assure un niveau de protection adéquat par l'un des moyens suivants : une décision d'adéquation de la Commission européenne et, pour les transferts depuis la Suisse, sa reconnaissance par le Conseil fédéral ; les clauses contractuelles types de l'UE, dans le module approprié au transfert, assorties de l'addendum suisse reconnu par le PFPDT et de mesures supplémentaires lorsqu'une analyse d'impact du transfert les révèle nécessaires ; ou un autre mécanisme admis par l'art. 46 RGPD ou les art. 16 et 17 LPD.

Lorsque les clauses contractuelles types s'appliquent, elles sont incorporées au présent ADS par renvoi. En cas de contradiction entre les clauses et le présent ADS, les clauses prévalent.

Compte tenu de la nature du traitement, repfarm aide le client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à donner suite aux demandes des personnes concernées exerçant leurs droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition.

Si une personne concernée s'adresse directement à repfarm au sujet de données traitées pour le compte du client, repfarm n'y répond pas sur le fond. Il transmet la demande au client sans retard injustifié et en informe la personne concernée.

À la fin des conditions générales, le client peut exporter ses données via la plateforme pendant 30 jours.

Passé ce délai, repfarm efface les données personnelles traitées pour le compte du client, y compris les copies existantes, dans un délai de 90 jours, sauf conservation exigée par le droit de l'Union, le droit d'un État membre ou le droit suisse. Si le client le demande par écrit pendant la période d'export, repfarm lui restitue les données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Les sauvegardes sont écrasées lors du cycle de sauvegarde ordinaire. Les données figurant dans les sauvegardes restent soumises au présent ADS jusqu'à leur écrasement.

repfarm confirme l'effacement par écrit sur demande.

repfarm met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'art. 28 RGPD et permet la réalisation d'audits, y compris d'inspections, par le client ou un auditeur qu'il mandate, et y contribue.

En pratique, la procédure est la suivante : le client adresse une demande écrite ; repfarm répond par de la documentation, des informations de sécurité et, lorsqu'elles existent, des certifications ou rapports de tiers, ce qui satisfait normalement la demande. Si la documentation ne suffit pas, une inspection sur place ou à distance peut avoir lieu au maximum une fois par année civile, moyennant un préavis d'au moins 30 jours, pendant les heures ouvrables, sans perturber l'exploitation et dans le respect de la confidentialité. Des audits plus fréquents sont possibles après une violation de données personnelles ou lorsqu'une autorité de contrôle l'exige.

Le client supporte ses propres frais d'audit ainsi que les frais raisonnables de l'assistance de repfarm, sauf si l'audit révèle une violation substantielle du présent ADS par repfarm. L'auditeur ne peut pas être un concurrent de repfarm.

La responsabilité au titre du présent ADS est soumise aux limitations et exclusions prévues par les conditions générales, sauf lorsque le droit de la protection des données n'en permet pas l'application. Rien dans le présent ADS ne limite les droits d'une personne concernée au titre de l'art. 82 RGPD.

Le présent ADS prend effet lorsque le client accepte les conditions générales et demeure en vigueur aussi longtemps que repfarm traite des données personnelles pour le compte du client. Les dispositions qui, par leur nature, doivent survivre (confidentialité, effacement, responsabilité, droit applicable) survivent à sa fin.

Le présent ADS est régi par le droit suisse, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois. Le for exclusif est Bâle-Campagne, Suisse, sauf disposition impérative contraire. Lorsque les clauses contractuelles types s'appliquent, leurs dispositions relatives au droit applicable et au for prévalent pour les questions qu'elles couvrent.

repfarm maintient des mesures adaptées au risque, revues à mesure que le service évolue. Les mesures en place sont les suivantes :

Écrivez à info@repfarm.com en indiquant la raison sociale, l'adresse et le nom de la personne habilitée à signer. Nous vous retournerons un exemplaire contresigné du présent ADS, y compris les clauses contractuelles types lorsqu'elles sont nécessaires.