Politique de confidentialité

Le responsable du traitement décrit dans la présente politique (sauf indication contraire à la section 3) est :

Nous sommes une petite entreprise et ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données au sens de l'art. 37 RGPD, ni un conseiller à la protection des données au sens de la LPD suisse. Les demandes relatives à la protection des données sont traitées personnellement par le titulaire.

Nous sommes établis en Suisse ; la Loi fédérale sur la protection des données révisée (LPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) s'applique donc à nos traitements. Lorsque nous proposons notre service à des clients et à leurs clients finaux situés dans l'Espace économique européen, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique également. En cas de divergence, nous appliquons la norme la plus stricte.

Les références à une « base légale » dans la présente politique suivent la terminologie du RGPD. En droit suisse, le traitement ne requiert pas toujours une base légale spécifique de la même manière ; nous indiquons néanmoins nos motifs afin que vous compreniez pourquoi chaque traitement a lieu.

Il s'agit de la distinction la plus importante de cette politique, car elle détermine à qui vous devez vous adresser au sujet de vos données.

Si vous avez reçu une invitation à laisser un avis de la part d'une entreprise et souhaitez que vos données soient supprimées, l'entreprise qui vous l'a envoyée est votre premier point de contact. Si vous nous écrivez malgré tout, nous transmettrons votre demande à cette entreprise sans délai indu et l'accompagnerons dans sa réponse.

Visiteurs du site. Lorsque vous ouvrez repfarm.com, notre infrastructure d'hébergement traite les données techniques transmises par votre navigateur : adresse IP, date et heure de la requête, page demandée, référent, type et version du navigateur, système d'exploitation et langue. Ces données sont nécessaires pour délivrer la page et pour assurer la sécurité et la stabilité du service. Base légale : art. 6 par. 1 let. f RGPD (notre intérêt légitime à disposer d'un site fonctionnel et sécurisé). Nous n'utilisons pas ces données pour établir des profils et ne les combinons pas avec d'autres sources.

Votre choix de langue est enregistré dans le stockage local de votre navigateur afin que le site s'ouvre dans la même langue lors de votre prochaine visite. Il s'agit d'un réglage fonctionnel sous votre contrôle, et non d'un cookie de suivi ; il est supprimé lorsque vous videz le stockage de votre navigateur. Voir notre Politique de cookies.

Ce site n'utilise actuellement aucun outil d'analyse, de publicité ni de suivi via les réseaux sociaux. Si cela devait changer, nous mettrions à jour la présente politique et solliciterions votre consentement avant de déposer tout cookie ou traceur non essentiel.

Nous contacter. Si vous nous écrivez par e-mail, nous traitons votre adresse e-mail, votre nom si vous le communiquez, ainsi que le contenu de votre message, afin de vous répondre. Base légale : art. 6 par. 1 let. b RGPD lorsque votre demande concerne un contrat ou des mesures précontractuelles, sinon art. 6 par. 1 let. f RGPD.

Données de compte et de client. Pour ouvrir et exploiter un compte repfarm, nous traitons : nom, raison sociale et adresse de l'entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone le cas échéant, identifiants de connexion sous forme hachée, paramètres de langue et de compte, les établissements que vous gérez, ainsi que votre statut d'abonnement. Base légale : art. 6 par. 1 let. b RGPD (exécution du contrat conclu avec vous).

Données de facturation. Les paiements sont traités par un prestataire de services de paiement externe. Nous ne recevons ni ne conservons les numéros complets de carte. Nous traitons les données nécessaires à l'émission et à la conservation des factures : nom et adresse de facturation, numéro d'identification TVA le cas échéant, historique d'abonnement et de paiement. Bases légales : art. 6 par. 1 let. b RGPD (contrat) et art. 6 par. 1 let. c RGPD en lien avec l'art. 958f du Code des obligations (CO) (conservation légale des documents comptables).

Utilisation de la plateforme. Nous traitons les données de journalisation et d'utilisation générées lorsque vous utilisez la plateforme (connexions, actions effectuées, journaux d'erreurs et de diagnostic) afin d'exploiter le service, d'analyser les dysfonctionnements, de prévenir les abus et d'améliorer le produit. Base légale : art. 6 par. 1 let. b et let. f RGPD.

Communication directe relative au service. Nous vous envoyons des messages de service qui font partie du contrat : expiration de l'essai, avis de facturation, informations de sécurité et de disponibilité, modifications substantielles des présentes conditions. Vous ne pouvez pas vous désabonner de ces communications tant que vous détenez un compte, car elles concernent le contrat lui-même.

Nous vous envoyons des e-mails marketing concernant repfarm uniquement si vous y avez consenti ou si la loi l'autorise par ailleurs pour les clients existants. Vous pouvez retirer votre consentement ou vous y opposer à tout moment, sans frais autres que ceux de votre propre transmission, au moyen du lien de désabonnement ou en écrivant à info@repfarm.com. Base légale : art. 6 par. 1 let. a RGPD (consentement) ou art. 6 par. 1 let. f RGPD.

Lorsqu'une entreprise utilise repfarm, elle téléverse ou génère des données personnelles relatives à ses propres clients. Selon la configuration choisie par l'entreprise, ces données peuvent comprendre :

Pour ces données, le client professionnel est le responsable du traitement : il décide qui est contacté, sur quelle base et pendant combien de temps les données sont conservées. Nous ne les traitons que pour fournir le service et uniquement sur instructions documentées du client. Nos obligations sont énoncées dans le contrat de sous-traitance, qui fait partie intégrante de nos Conditions d'utilisation.

Nos clients professionnels sont responsables de disposer d'une base légale valable pour contacter leurs propres clients, de leur fournir les informations de confidentialité requises et de respecter les règles applicables à la prospection électronique directe dans leur pays.

repfarm utilise des modèles d'IA pour rédiger des réponses aux avis, générer du contenu pour les réseaux sociaux à partir du texte des avis et soutenir les fonctionnalités de visibilité. Les données transmises au modèle sont le contenu de l'avis ou du retour, le profil d'entreprise et les paramètres de ton configurés par le client, ainsi que les instructions définies par ce dernier.

Concrètement, cela signifie :

Lorsque le règlement européen sur l'intelligence artificielle impose des obligations de transparence à la personne qui publie du contenu généré par IA, ces obligations incombent à l'entreprise qui publie la réponse. Le processus d'approbation intégré à repfarm existe précisément pour permettre un contrôle humain et éditorial avant publication.

Nous ne vendons pas de données personnelles et n'en faisons pas commerce.

Les données personnelles ne sont divulguées que dans les situations suivantes :

Nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données personnelles pour notre compte, sur une base contractuelle, dans les catégories suivantes : hébergement et diffusion de contenu, traitement des paiements, intégrations avec les plateformes d'avis et de réseaux sociaux connectées par le client, acheminement des messages par e-mail, WhatsApp et SMS, et génération de texte par IA.

La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs auxquels nous recourons est disponible sur demande à info@repfarm.com.

Le traitement a lieu en Suisse et dans l'Espace économique européen. Lorsqu'un prestataire traite des données en dehors de ces régions, le transfert repose sur une décision d'adéquation ou sur les clauses contractuelles types de l'UE assorties de l'addendum suisse, avec des garanties supplémentaires lorsque cela est nécessaire.

Certains prestataires traitent des données dans d'autres pays, notamment aux États-Unis. Le cas échéant, nous nous appuyons sur l'une des garanties suivantes :

La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ; les transferts de l'EEE vers nos services ne nécessitent donc pas de garanties supplémentaires.

Les données de compte et de plateforme sont supprimées ou anonymisées dans les 90 jours suivant la fin du contrat, sauf obligation légale de conservation plus longue. Les pièces comptables sont conservées dix ans en vertu du droit suisse. Les données techniques de journalisation sont supprimées dans les 90 jours.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement des données en transit, un contrôle d'accès fondé sur le besoin d'en connaître, des identifiants hachés, la journalisation des accès administratifs, des sauvegardes régulières et la séparation des environnements de production et de test.

Aucun système n'est totalement sécurisé. Nous ne pouvons garantir que les données ne seront jamais consultées, modifiées ou perdues, et vous invitons à protéger vos propres identifiants de connexion et à activer toute authentification supplémentaire que nous proposons.

En cas de violation de la sécurité des données susceptible d'entraîner un risque élevé pour les personnes concernées, nous en informons le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) dans les meilleurs délais, conformément à l'art. 24 LPD, et, lorsque le RGPD s'applique, l'autorité de contrôle compétente dans un délai de 72 heures en vertu de l'art. 33 RGPD. Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant, nous en informons le client professionnel concerné sans délai indu afin qu'il puisse respecter ses propres obligations.

En vertu du RGPD et de la LPD suisse, vous disposez du droit :

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à info@repfarm.com. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Si une demande est complexe, nous pouvons prolonger ce délai et vous en indiquerons les raisons. Nous pouvons vous demander des informations nécessaires pour confirmer votre identité, que nous n'utiliserons à aucune autre fin. L'exercice de ces droits est gratuit ; nous ne pouvons facturer des frais raisonnables qu'en cas de demandes manifestement infondées ou excessives et répétées.

Si nous agissons en tant que sous-traitant plutôt qu'en tant que responsable du traitement, nous transmettrons votre demande au client professionnel responsable et vous en informerons.

Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne ; dans l'EEE, l'autorité de contrôle de votre pays de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée.

Nous sommes une entreprise suisse et ne remplissons actuellement pas les seuils faisant d'une société une « business » au sens du California Consumer Privacy Act. Nous ne revendiquons donc aucun statut CCPA ou CPRA. Nous ne vendons ni ne partageons de données personnelles au sens de cette loi, et nous ne défavoriserons aucune personne qui nous interroge sur ses données. Si vous résidez en Californie et souhaitez savoir quelles données nous détenons à votre sujet, écrivez à info@repfarm.com et nous vous répondrons comme indiqué à la section 11.

Nous ne procédons à aucune décision individuelle automatisée, y compris de profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière similaire et significative.

repfarm est un outil professionnel destiné aux entreprises et à leur personnel. Il ne s'adresse pas aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez que des données d'un enfant nous sont parvenues, veuillez nous en informer afin que nous puissions les supprimer.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique lorsque le service, nos prestataires ou la législation évoluent. La date figurant en haut de page indique toujours la version en vigueur. Si une modification affecte de manière substantielle le traitement de vos données, nous en informerons les titulaires de compte par e-mail ou via la plateforme avant son entrée en vigueur.

Pour toute question, demande ou réclamation relative à la présente politique : info@repfarm.com, ou par courrier à Saracista Solutions, In der Dorfmatt 3, 4132 Muttenz, Suisse.