Accordo sul trattamento dei dati

I termini non definiti nel presente accordo hanno il significato attribuito loro dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) e dalla Legge federale sulla protezione dei dati (LPD).

Il cliente è titolare del trattamento di tutti i dati personali che carica su repfarm o raccoglie tramite esso. Decide quali dei propri clienti contattare, su quale base giuridica e per quanto tempo conservare i dati.

repfarm è responsabile del trattamento di tali dati e li tratta esclusivamente secondo le istruzioni documentate del cliente.

Quando repfarm tratta dati per finalità proprie (amministrazione dell'account, fatturazione, sicurezza e miglioramento del servizio in forma aggregata) agisce quale titolare autonomo e si applica la sua informativa sulla privacy in luogo del presente ATD.

In caso di contrasto tra il presente ATD e i termini di servizio su una questione di protezione dei dati, prevale il presente ATD.

Oggetto. Fornitura del servizio repfarm di gestione delle recensioni e della reputazione.

Natura e finalità del trattamento. Raccogliere, conservare, organizzare, trasmettere, visualizzare, analizzare e cancellare dati personali al fine di: inviare inviti a recensire e solleciti per conto del cliente; gestire landing page che raccolgono recensioni, feedback privati e testimonianze; aggregare le recensioni delle piattaforme collegate dal cliente; generare e pubblicare risposte e contenuti social; fornire analisi e rendicontazioni; ed eseguire le automazioni configurate dal cliente.

Durata. Per tutta la durata dell'abbonamento del cliente, oltre al periodo di restituzione o cancellazione di cui alla cifra 11.

repfarm non è concepito per le categorie particolari di dati di cui all'art. 9 RGPD né per i dati personali degni di particolare protezione ai sensi dell'art. 5 lett. c LPD. Il testo delle recensioni e dei feedback può tuttavia rivelare tali dati, ad esempio quando un cliente finale descrive un trattamento medico. Il cliente deve tenerne conto nella scelta della base giuridica, nella configurazione del servizio e nella decisione su che cosa pubblicare. I clienti del settore sanitario e di settori analoghi dovrebbero valutare questo aspetto prima dell'attivazione.

repfarm tratta i dati personali esclusivamente secondo le istruzioni documentate del cliente, anche per quanto riguarda i trasferimenti verso Paesi terzi, salvo che vi sia obbligato dal diritto cui è soggetto. In tal caso repfarm informa il cliente dell'obbligo giuridico prima del trattamento, salvo che la legge lo vieti.

I termini di servizio, il presente ATD e la configurazione effettuata dal cliente nella piattaforma costituiscono l'insieme delle istruzioni iniziali del cliente. Ulteriori istruzioni devono essere impartite per iscritto all'indirizzo info@repfarm.com.

repfarm informa il cliente qualora, a suo avviso, un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati. repfarm può rifiutare di eseguire un'istruzione manifestamente illecita.

Il cliente:

repfarm si impegna a:

Il cliente conferisce a repfarm un'autorizzazione scritta generale a ricorrere a sub-responsabili per parti del trattamento.

repfarm impone contrattualmente a ogni sub-responsabile obblighi di protezione dei dati non meno rigorosi di quelli del presente ATD e resta pienamente responsabile nei confronti del cliente dell'adempimento degli obblighi di ciascun sub-responsabile.

repfarm informa il cliente di ogni prevista aggiunta o sostituzione di un sub-responsabile con almeno 30 giorni di anticipo, via e-mail all'indirizzo di contatto dell'account. Entro tale termine il cliente può opporsi per ragionevoli motivi di protezione dei dati. Se l'opposizione non può essere risolta, il cliente può disdire la parte di servizio interessata con effetto dalla data della modifica e ottenere il rimborso dei corrispettivi versati per il periodo non utilizzato.

repfarm si avvale di fornitori che trattano dati personali per conto del cliente su base contrattuale, nelle seguenti categorie: hosting e distribuzione dei contenuti, gestione dei pagamenti, integrazioni con le piattaforme di recensioni e social collegate dal cliente, invio di messaggi via e-mail, WhatsApp e SMS e generazione di testo tramite AI.

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili di cui ci avvaliamo è disponibile su richiesta all'indirizzo info@repfarm.com.

Il trattamento avviene in Svizzera e nello Spazio economico europeo. Qualora un fornitore tratti dati al di fuori di tali aree, il trasferimento si fonda su una decisione di adeguatezza oppure sulle clausole contrattuali tipo dell'UE unitamente all'addendum svizzero, con garanzie supplementari ove necessario.

Qualora avvenga un trasferimento verso un altro Paese, repfarm assicura un livello di protezione adeguato mediante uno dei seguenti strumenti: una decisione di adeguatezza della Commissione europea e, per i trasferimenti originati in Svizzera, il suo riconoscimento da parte del Consiglio federale; le clausole contrattuali tipo dell'UE, nel modulo appropriato al trasferimento, unitamente all'addendum svizzero riconosciuto dall'IFPDT e a misure supplementari ove una valutazione d'impatto del trasferimento le indichi necessarie; oppure un altro meccanismo ammesso dall'art. 46 RGPD o dagli artt. 16 e 17 LPD.

Ove si applichino le clausole contrattuali tipo, esse sono incorporate nel presente ATD mediante rinvio. In caso di contrasto tra le clausole e il presente ATD, prevalgono le clausole.

Tenuto conto della natura del trattamento, repfarm assiste il cliente con misure tecniche e organizzative adeguate nell'evasione delle richieste con cui gli interessati esercitano i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione.

Se un interessato si rivolge direttamente a repfarm in merito a dati trattati per conto del cliente, repfarm non risponde nel merito. Trasmette la richiesta al cliente senza ingiustificato ritardo e ne informa l'interessato.

Alla cessazione dei termini di servizio, il cliente può esportare i propri dati tramite la piattaforma per 30 giorni.

Trascorso tale periodo, repfarm cancella i dati personali trattati per conto del cliente, comprese le copie esistenti, entro 90 giorni, salvo che la conservazione sia imposta dal diritto dell'Unione, dal diritto di uno Stato membro o dal diritto svizzero. Se il cliente lo richiede per iscritto durante la finestra di esportazione, repfarm restituisce invece i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Le copie di sicurezza vengono sovrascritte nel normale ciclo di backup. I dati contenuti nei backup restano soggetti al presente ATD fino alla loro sovrascrittura.

Su richiesta, repfarm conferma la cancellazione per iscritto.

repfarm mette a disposizione del cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 RGPD e consente e contribuisce ad audit, comprese le ispezioni, svolti dal cliente o da un revisore da esso incaricato.

In concreto la procedura è la seguente: il cliente invia una richiesta scritta; repfarm risponde con documentazione, informazioni sulla sicurezza e, se disponibili, certificazioni o rapporti di terzi, il che di norma soddisfa la richiesta. Se la documentazione non è sufficiente, può svolgersi un'ispezione in loco o da remoto al massimo una volta per anno civile, con preavviso di almeno 30 giorni, durante l'orario lavorativo, senza pregiudicare l'operatività e nel rispetto della riservatezza. Audit più frequenti sono possibili dopo una violazione dei dati personali o quando lo richieda un'autorità di controllo.

Il cliente sostiene i propri costi di audit e i costi ragionevoli dell'assistenza di repfarm, salvo che l'audit riveli una violazione sostanziale del presente ATD da parte di repfarm. Il revisore non può essere un concorrente di repfarm.

La responsabilità ai sensi del presente ATD è soggetta alle limitazioni ed esclusioni previste dai termini di servizio, salvo quando la normativa sulla protezione dei dati non ne consenta l'applicazione. Nulla nel presente ATD limita i diritti degli interessati ai sensi dell'art. 82 RGPD.

Il presente ATD ha effetto dal momento in cui il cliente accetta i termini di servizio e resta in vigore finché repfarm tratta dati personali per conto del cliente. Le disposizioni che per loro natura devono sopravvivere (riservatezza, cancellazione, responsabilità, diritto applicabile) restano valide dopo la cessazione.

Il presente ATD è retto dal diritto svizzero, ad esclusione delle norme sui conflitti di leggi. Il foro esclusivo è Basilea Campagna, Svizzera, salvo diversa disposizione imperativa di legge. Ove si applichino le clausole contrattuali tipo, prevalgono le loro disposizioni su diritto applicabile e foro per le materie da esse disciplinate.

repfarm mantiene misure adeguate al rischio, riesaminate con l'evolvere del servizio. Le misure in essere sono le seguenti:

Scriva a info@repfarm.com indicando ragione sociale, indirizzo e nome della persona autorizzata a firmare. Le restituiremo una copia controfirmata del presente ATD, comprese le clausole contrattuali tipo ove necessarie.