Informativa sulla privacy

Il titolare del trattamento per le operazioni descritte nella presente informativa (salvo quanto diversamente indicato al punto 3) è:

Siamo una piccola impresa e non siamo tenuti a designare un responsabile della protezione dei dati ai sensi dell'art. 37 RGPD né un consulente per la protezione dei dati ai sensi della LPD svizzera. Le richieste in materia di privacy sono gestite personalmente dal titolare.

Essendo stabiliti in Svizzera, ai nostri trattamenti si applica la Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) rivista, in vigore dal 1° settembre 2023. Laddove offriamo il nostro servizio a clienti e ai loro utenti finali nello Spazio economico europeo, si applica anche il Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) dell'UE. In caso di differenze tra le due normative, applichiamo lo standard più severo.

I riferimenti a una "base giuridica" contenuti nella presente informativa seguono la terminologia del RGPD. Secondo il diritto svizzero il trattamento non richiede sempre una base giuridica specifica nello stesso modo; indichiamo comunque le nostre motivazioni affinché sia chiaro il motivo di ciascun trattamento.

Si tratta della distinzione più importante di questa informativa, poiché determina a chi rivolgersi in merito ai propri dati.

Se ha ricevuto un invito alla recensione da parte di un'azienda e desidera la cancellazione dei suoi dati, il primo punto di contatto è l'azienda che ha inviato l'invito. Se scrive a noi, inoltreremo la sua richiesta a tale azienda senza indugio e la assisteremo nel darvi seguito.

Visitatori del sito. Quando apre repfarm.com, la nostra infrastruttura di hosting elabora i dati tecnici trasmessi dal suo browser: indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina richiesta, referrer, tipo e versione del browser, sistema operativo e lingua. Questi dati sono necessari per fornire la pagina e mantenere il servizio sicuro e stabile. Base giuridica: art. 6 par. 1 lett. f RGPD (nostro legittimo interesse a un sito web funzionante e sicuro). Non utilizziamo questi dati per creare profili né li combiniamo con altre fonti.

La lingua scelta viene memorizzata nell'archiviazione locale del suo browser affinché il sito si apra nella stessa lingua la volta successiva. Si tratta di un'impostazione funzionale sotto il suo controllo, non di un cookie di tracciamento, e viene eliminata quando cancella i dati del browser. Si veda la nostra Cookie policy.

Questo sito non utilizza attualmente strumenti di analisi, pubblicità o tracciamento tramite social media. Se ciò dovesse cambiare, aggiorneremo la presente informativa e chiederemo il suo consenso prima di attivare cookie o strumenti di tracciamento non essenziali.

Contatti. Se ci scrive via email, trattiamo il suo indirizzo email, il suo nome se lo indica, e il contenuto del suo messaggio, al fine di risponderle. Base giuridica: art. 6 par. 1 lett. b RGPD qualora la richiesta riguardi un contratto o fasi precontrattuali, altrimenti art. 6 par. 1 lett. f RGPD.

Dati dell'account e dei clienti. Per aprire e gestire un account repfarm trattiamo: nome, ragione sociale e indirizzo, indirizzo email, numero di telefono se fornito, credenziali di accesso in forma criptata, impostazioni di lingua e account, le sedi aziendali gestite e lo stato dell'abbonamento. Base giuridica: art. 6 par. 1 lett. b RGPD (esecuzione del contratto con Lei).

Dati di fatturazione. I pagamenti sono gestiti da un fornitore esterno di servizi di pagamento. Non riceviamo né conserviamo i numeri completi delle carte. Trattiamo i dati necessari per emettere e conservare le fatture: nome e indirizzo di fatturazione, numero di partita IVA se applicabile, cronologia degli abbonamenti e dei pagamenti. Basi giuridiche: art. 6 par. 1 lett. b RGPD (contratto) e art. 6 par. 1 lett. c RGPD in combinato disposto con l'art. 958f del Codice delle obbligazioni (CO) svizzero (conservazione obbligatoria della documentazione contabile).

Utilizzo della piattaforma. Trattiamo i dati di log e di utilizzo generati quando utilizza la piattaforma (accessi, azioni compiute, registri di errore e diagnostici) per gestire il servizio, individuare guasti, prevenire abusi e migliorare il prodotto. Base giuridica: art. 6 par. 1 lett. b e art. 6 par. 1 lett. f RGPD.

Comunicazioni dirette relative al servizio. Le inviamo messaggi di servizio che fanno parte del contratto: scadenza del periodo di prova, avvisi di fatturazione, informazioni su sicurezza e disponibilità, modifiche sostanziali alle presenti condizioni. Non è possibile disiscriversi da queste comunicazioni finché è titolare di un account, poiché riguardano il contratto stesso.

Inviamo email di marketing su repfarm solo se ha prestato il consenso o se la legge lo consente altrimenti per i clienti esistenti. Può revocare il consenso o opporsi in qualsiasi momento, senza costi oltre a quelli di trasmissione, tramite il link di disiscrizione o scrivendo a info@repfarm.com. Base giuridica: art. 6 par. 1 lett. a RGPD (consenso) oppure art. 6 par. 1 lett. f RGPD.

Quando un'azienda utilizza repfarm, essa carica o genera dati personali relativi ai propri clienti. A seconda della configurazione del servizio da parte dell'azienda, ciò può includere:

Per questi dati il titolare del trattamento è il cliente aziendale: è lui a decidere chi contattare, su quale base e per quanto tempo conservare i dati. Noi li trattiamo unicamente per fornire il servizio e solo sulla base delle istruzioni documentate del cliente. I nostri obblighi sono definiti nell'accordo sul trattamento dei dati, che costituisce parte integrante dei nostri Termini di servizio.

I nostri clienti aziendali sono responsabili di disporre di una base giuridica valida per contattare i propri clienti, di fornire loro le informazioni sulla privacy richieste e di rispettare le norme sul marketing diretto elettronico vigenti nel loro paese.

repfarm utilizza modelli di AI per redigere bozze di risposta alle recensioni, generare contenuti per i social media a partire dal testo delle recensioni e supportare le funzioni di visibilità. I dati forniti al modello sono il contenuto della recensione o del feedback, il profilo aziendale e le impostazioni di tono configurate dal cliente, nonché le istruzioni da questi impostate.

Cosa significa in pratica:

Laddove la Legge sull'intelligenza artificiale dell'UE imponga obblighi di trasparenza a chi pubblica contenuti generati dall'AI, tali obblighi ricadono sull'azienda che pubblica la risposta. Il flusso di approvazione previsto in repfarm esiste proprio per consentire una revisione umana e un controllo editoriale prima della pubblicazione.

Non vendiamo né commerciamo dati personali.

I dati personali vengono comunicati solo nelle seguenti situazioni:

Ci avvaliamo di fornitori che trattano dati personali per nostro conto su base contrattuale, nelle seguenti categorie: hosting e distribuzione dei contenuti, gestione dei pagamenti, integrazioni con le piattaforme di recensioni e social collegate dal cliente, invio di messaggi via e-mail, WhatsApp e SMS e generazione di testo tramite AI.

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili di cui ci avvaliamo è disponibile su richiesta all'indirizzo info@repfarm.com.

Il trattamento avviene in Svizzera e nello Spazio economico europeo. Qualora un fornitore tratti dati al di fuori di tali aree, il trasferimento si fonda su una decisione di adeguatezza oppure sulle clausole contrattuali tipo dell'UE unitamente all'addendum svizzero, con garanzie supplementari ove necessario.

Alcuni fornitori trattano dati in altri paesi, inclusi gli Stati Uniti. In tali casi ci basiamo su una delle seguenti garanzie:

La Svizzera beneficia di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, pertanto i trasferimenti dallo SEE verso di noi non richiedono garanzie supplementari.

I dati dell'account e della piattaforma sono cancellati o anonimizzati entro 90 giorni dalla fine del contratto, salvo obblighi di legge che impongano una conservazione più lunga. Le scritture contabili sono conservate per dieci anni ai sensi del diritto svizzero. I dati tecnici di registro sono cancellati entro 90 giorni.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui la cifratura dei dati in transito, il controllo degli accessi secondo il principio della necessità, credenziali criptate, la registrazione degli accessi amministrativi, backup regolari e la separazione tra ambienti di produzione e di test.

Nessun sistema è completamente sicuro. Non possiamo garantire che i dati non vengano mai consultati, alterati o smarriti, e la invitiamo a proteggere le proprie credenziali di accesso e ad attivare eventuali ulteriori metodi di autenticazione da noi offerti.

In caso di violazione dei dati personali che possa comportare un rischio elevato per gli interessati, notifichiamo tempestivamente l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) ai sensi dell'art. 24 LPD e, laddove applicabile il RGPD, l'autorità di controllo competente entro 72 ore ai sensi dell'art. 33 RGPD. Quando agiamo come responsabili del trattamento, informiamo senza indugio il cliente aziendale interessato affinché possa adempiere ai propri obblighi.

Ai sensi del RGPD e della LPD svizzera, Lei ha il diritto di:

Per esercitare uno di questi diritti, scriva a info@repfarm.com. Rispondiamo entro 30 giorni. Se una richiesta è complessa, tale termine può essere prorogato e ne indicheremo il motivo. Potremmo chiederle informazioni necessarie a confermare la sua identità, che non verranno utilizzate per altri scopi. L'esercizio di questi diritti è gratuito; potremmo addebitare un importo ragionevole solo per richieste manifestamente infondate o eccessivamente ripetute.

Se agiamo come responsabili anziché come titolari del trattamento, inoltreremo la sua richiesta al cliente aziendale competente e la informeremo di averlo fatto.

Ha inoltre il diritto di presentare reclamo a un'autorità di controllo: in Svizzera, l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berna; nello SEE, l'autorità di controllo del suo paese di residenza, di lavoro o del luogo dell'asserita violazione.

Siamo un'azienda svizzera e attualmente non raggiungiamo le soglie che qualificherebbero una società come "business" ai sensi del California Consumer Privacy Act. Non rivendichiamo pertanto lo status previsto da CCPA o CPRA. Non vendiamo né condividiamo informazioni personali secondo le definizioni di tale legge e non discrimineremo alcuna persona che ci interpelli in merito ai propri dati. Se risiede in California e desidera sapere quali dati deteniamo su di Lei, scriva a info@repfarm.com e risponderemo come previsto al punto 11.

Non effettuiamo processi decisionali individuali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici nei suoi confronti o che la riguardino in modo analogamente significativo.

repfarm è uno strumento professionale destinato alle aziende e al loro personale. Non è rivolto ai minori e non raccogliamo consapevolmente dati di persone di età inferiore a 16 anni. Se ritiene che i dati di un minore siano giunti in nostro possesso, ce lo segnali e provvederemo a cancellarli.

Possiamo aggiornare la presente informativa in caso di cambiamenti del servizio, dei nostri fornitori o del quadro normativo. La data indicata in alto mostra sempre la versione attuale. Se una modifica incide in modo sostanziale sulle modalità di trattamento dei suoi dati, ne informeremo i titolari di account via email o tramite la piattaforma prima della sua entrata in vigore.

Domande, richieste o reclami relativi alla presente informativa: info@repfarm.com, oppure per posta a Saracista Solutions, In der Dorfmatt 3, 4132 Muttenz, Svizzera.